Comment construire votre cahier des charges ?

construire cahier des charges

Vous avez un projet de création ou de refonte de site internet et vous ne savez pas comment formaliser votre demande dans un cahier des charges. Vous voyez différents modèles sur internet et vous vous dites :

Est-ce que j’ai besoin de mettre toutes ces informations pour mon projet ?

Il est vrai que l’on se demande quelles informations on a besoin de fournir aux professionnels du web pour avoir un devis, afin de budgétiser. C’est pourquoi on vous aide à construire votre cahier des charges. Selon la taille de l’entreprise, on vous indiquera si c’est pertinent ou non de retrouver certaines informations.

Présenter votre entreprise

C’est un des points essentiel de votre cahier des charges, il faut présenter vos activités/services. Votre interlocuteur ne connaît pas spécialement le secteur et doit avoir une image claire assez rapidement. Donc vous devez préciser les informations suivantes :

  • Présenter votre activité, votre offre, les produits et/ou services
  • Votre histoire
  • La cible : B2B (professionnel) ou B2C (particulier) ou les deux
  • Vos valeurs (pour les petites entreprises, si elles ne sont pas définies, ce n’est pas grave)
  • Le champ géographique d’intervention
  • Le nombre d’employés
  • Le chiffre d’affaires et pourquoi pas son évolution

Vous pouvez le compléter avec d’autres informations, mais celles-ci sont déjà suffisantes. Pour décrire votre offre, vous pouvez le faire sous forme de mindmap. Cela est assez simple. Il existe plusieurs logiciels pour vous aider comme MindMeinster.

Définissez la stratégie de votre site internet

C’est l’élément essentiel de votre cahier des charges, c’est de définir la stratégie de votre création/refonte de site internet. C’est-à-dire qu’il faut exprimer votre besoin. On peut regrouper ses éléments en 5 points.

1 – Quel type de site vous avez besoin ?

  • Site vitrine : le but est de présenter votre entreprise et ses produits/services et d’avoir un formulaire pour une prise de contact avec votre service commercial par exemple.
  • Site e-commerce : le but est de vendre vos produits ou services. On y retrouvera donc tout votre catalogue et on pourra acheter en ligne.
  • Site corporate : le but est de promouvoir l’image de votre entreprise (groupe) auprès des investisseurs, fournisseurs et clients.

Il est bon de noter que l’on peut coupler un site vitrine à une boutique e-commerce. Par exemple un ébéniste peut avoir une page pour vendre ses dernières créations et le reste du site sert à présenter la société et ses services.

2 – Quels sont les objectifs du site internet ?

  • Quel est le but de votre site internet ?
  • Est-ce que c’est pour vendre des produits ?
  • Présenter vos services ?
  • Alimenter vos commerciaux en leads ? …

Cela vous aidera à organiser votre contenu. Nous vous conseillons d’aller voir les sites de vos concurrents pour y voir plus clair.

Réfléchissez aux personnes que vous ciblez à travers votre entreprise. C’est important lorsque l’on définit sa stratégie pour son site internet. On appelle cela communément des personas. C’est-à-dire imaginer les points communs entre plusieurs de clients. On y retrouvera l’âge, CSP, métier, usage avec le digital…

Voici un exemple de fiche personas :

buyer-persona

ll est vraiment intéressant de prendre le temps de faire cela. C’est un vrai plus qui servira au-delà de votre site internet. Cela vous aidera pour mieux vendre vos produits et services si vous ne l’avez déjà pas fait d’un point de vu marketing. L’agence web avec qui vous aller travailler peut vous les établir.

Maintenant si vous êtes indépendant ou une plus petite société vous pouvez uniquement déterminer la situation géographique, CSP, âge.

3 – Arborescence

Si vous êtes un peu perdu, alors ne le constituer pas et préciser dans le cahier des charges, que vous souhaitez être accompagnés par le prestataire.

Le but est de déterminer la structure des contenus sur le nouveau site. Cette étape peut être construite avec votre prestataire web, car il a l’habitude d’en construire. Mais cela ne vous empêche pas de faire une première proposition.

Cela permettra de faire avancer votre projet plus vite. Pour vous aider, aller voir vos concurrents. Cela se fait en 2 étapes :

Étape 1 : Lister tous les contenus du site

Réfléchissez à tous les contenus qui doivent être présents sur votre site pour répondre à la fois aux objectifs du site et aussi à vos cibles. L’idée, c’est vraiment de regrouper toutes vos idées. Vous pouvez utiliser un logiciel comme gloomaps ou mindmap.

Exemple

Alors imaginons une entreprise de menuiserie qui fait aussi de l’isolation et de l’aménagement intérieur/extérieur. Voici comment sont répartie ses activités :

  • Des cuisines, salle de bains et escalier. Les autres activités d’aménagement intérieures sont plus secondaires (40% du chiffre d’affaires)
  • Des pergolas, terrasses et portail. Les autres activités d’aménagement extérieures sont plus secondaires. (30% du chiffre d’affaires)
  • De la pose de menuiserie extérieure (25% du chiffre d’affaire)
  • L’activité d’isolation est assez rare (5% du chiffre d’affaire)
arborescence-site-web

Étape 2 : Hiérarchiser votre contenu et formaliser l’arborescence

Vous avez toute votre liste de contenus et maintenant, il faut regrouper vos éléments sous des entités de menus. Les questions que vous devez vous poser sont les suivantes :

  • Quels sont les contenus les plus importants ?
  • Est-ce que chaque contenu mérite d’avoir une page (selon les enjeux de business) ?
  • Quel nom dois-je utiliser pour regrouper plusieurs idées ensemble ?

Continuons avec votre exemple

On a regroupé nos idées, selon les priorités de l’entreprise. Ce qui est en blanc sera des entrées de menus et ce qui est en jaune des sous-menus. Les idées n’ayant pas d’arrière-plan de couleur (ex : claustra) constitue les activités ou idée que l’on retrouvera à l’intérieur des pages.

arborescence-étape-2

Ensuite affiné précisément l’arborescence avec uniquement les menus et sous-menus. Dans notre exemple, nous n’avons pas ajouté les mentions légales ou CGV, mais vous pouvez les mettre. Garder à l’esprit qu’il ne faut pas plus de 8 entités dans un menu. Mais 5 est l’idéal. Pour compléter vous pouvez utiliser des sous-menus.

arborescence-definitive

Voilà vous avez votre arborescence que vous pouvez mettre dans votre cahier des charges. Votre prestataire web pourra la modifier, mais déjà vous avez une base. En effet, vous n’êtes pas spécialiste du web. Il n’est pas rare de faire tester votre structure à un échantillon de vos clients ou personas pour savoir s’ils trouvent facilement les informations qu’ils recherchent.

4 – Quelles fonctionnalités spécifiques avez-vous besoin ?

Il s’agit ici de préciser tout ce qui ne relève pas que de la simple consultation de contenus. Si c’est quelque chose de très spécifique, alors expliquer en détail comment vous voulez que cela fonctionne.

Voici une liste d’exemples non-exhaustifs :

  • Slider ou caroussel
  • Avoir des avis synchronisés ou non avec un la fiche Google My Business
  • Formulaire de contact => détaillée quelles informations vous souhaitez récupérer
  • Google maps pour géolocaliser votre showroom ou magasin
  • Newsletters
  • Calendrier
  • Prise de rendez-vous
  • Intégrer les derniers posts des réseaux sociaux (Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn…)
  • Espace intranet ou client => détaillé précisément les fonctionnalités à l’intérieur
  • Espace presse
  • Livechat
  • Connexion ERP ou CRM (pour les sites e-commerce)
  • Générateur de devis
  • Moteur de recherche
  • Landing page

5 – Avez-vous des objectifs pour votre référencement ?

Il s’agit ici de préciser si vous souhaitez référencer votre site sur des mots-clés précis autres que le nom de votre marque évidemment.

Continuons avec notre entreprise de menuiserie qui serait basé à Nantes mais qui intervient à Rennes et Angers aussi :

Objectifs :

  • Menuisier Nantes, cuisiniste Nantes, pose d’escalier Nantes ;
  • Menuisier Rennes, cuisiniste Rennes, pose d’escalier Rennes ;
  • … ainsi de suite avec chaque ville

De même dans cette étape, si vous n’avez pas de budget et de souhait d’être référencé alors préciser le. Pour trouver les mots-clés indiquer ceux que vous pensez être judicieux. Vous pouvez vous aider d’outils comme Ubersuggest.

ubersuggest

L’agence web à qui vous ferez appel fera une étude précise des mots-clés et vous guidera.

Contenus et webdesign

1 – Webdesign et charte graphique

Vous devez préciser à votre prestataire web si vous avez une charte graphique.

  • Oui : alors ajouter là
  • Oui : mais vous souhaitez qu’elle soit améliorée ou affinée
  • Non : nous avons besoin d’une identité visuelle

Vous pouvez aussi préciser ici, des exemples de sites que vous aimez bien. Cela permet de voir quel type de webdesign vous aimer Au-delà d’aller voir ceux de vos concurrents directs, il existe d’autres solutions pour en trouver :

  • Taper dans Google votre métier + ville. Exemple : Menuisier Rennes, Menuisier Marseille
  • Les sites où vous avez déjà navigué dessus et que vous aimez bien (même s’ils ne sont pas dans votre domaine d’activité)

2 – Contenus site internet

Quels types de contenus voulez-vous sur votre site ?

Textes, photos, vidéos, audios…

Qui va les fournir ?

Vous seul ou voulez-vous demander à votre agence d’écrire vos textes. Sachant que s’il y a des objectifs pour le référencement alors il est préférable de déléguer.

Pour la partie photo et vidéo, si vous les avez déjà et dans ce cas vous enverrez tout à l’agence qui fera son choix.

Si ce n’est pas le cas, soit vous prenez un prestataire externe. C’est-à-dire un photographe et/ou un vidéaste qui vous créera des contenus de qualité. Sois-vous pouvez avoir recours à des images libres de droit ou payantes. Dans ce cas, demandez à votre prestataire de les trouver.

Comme je dis souvent aux clients, on pourra vous faire le meilleur webdesign, ce sont les photos et ou vidéos qui feront la différence. Alors ne négligez pas cette partie !!

Quel choix de CMS ?

Si vous n’avez aucune idée de la technologie que vous souhaitez pour faire votre site web alors ne le remplissez pas. Sinon vous pouvez indiquer ici le CMS open-source dont vous avez besoin :

  • Site vitrine : WordPress, Drupal, Joomla, TYPO3
  • Site e-commerce : Woocommerce, Shopify, Prestashop, Magento

Cela a un impact sur le coût final. En effet, un CMS est moins coûteux qu’un développement sur-mesure. En fonction de ses besoins certains sont plus adaptés que d’autres. Mais l’agence web vous renseignera sur ce qui est le plus judicieux. Éviter les « CMS Maison », car ils sont propres à l’agence web et si vous voulez changer cela risque de vous bloquer.

Hébergement ?

Dans le cadre de votre création de site internet, il faut que vous préciser si vous avez déjà un hébergeur ou un nom de domaine en cours. C’est aussi l’occasion de dire si vous avez des besoins spécifiques. On vous explique quel hébergeur choisir.

Si vous ne savez pas alors laisser, préciser juste qu’il vous faut un hébergeur et ou nom de domaine. Ajouter aussi si vous avez besoin d’avoir une adresse mail professionnelle.

Maintenance site internet ?

Lorsque votre site est créé, il y a des mises à jour à effectuer pour que votre site reste sécurisé. Celles-ci sont très importantes quand on sait le nombre de piratages qu’il y a par jour. Donc sois-vous souhaitez déléguer cette partie à votre prestataire ou alors vous le faites-vous si vous y connaissez.

Dans la partie maintenance de votre site internet, on retrouve aussi la mise à jour de contenus. Quels sont les contenus sur lesquels vous souhaitez intervenir seul ? exemple : article de blog, mise à jour de votre galerie photos…

Vous devrez avoir une formation pour que cela soit simple avec un guide. C’est ce que notre agence web effectue pour chaque client.

Si vous voulez tout déléguer alors précisez le ! Votre prestataire peut s’occuper de tout.

Demander aussi à avoir les statistiques mensuelles de votre site internet, afin de savoir le trafic, les pages visitées…

Votre calendrier et budget

Enfin le plus important dans votre projet c’est de donner la date butoir à laquelle le projet doit être terminé. Selon la nature des projets, cela varie de 2-3 mois à 4-6 mois. Il faut prendre en compte les aller-retours entre vous et l’agence, cela prend du temps. Vous pouvez si vous le souhaitez établir un calendrier précis.

Concernant le budget pour votre site web, vous devez préciser quels montant vous avez à consacrer pour votre projet. C’est très important car cela guidera le prestataire. Pourquoi ?

  • Vous avez un budget de moins de 1000€ : l’agence ne fait pas de site en dessous de ce prix, alors elle vous l’indique et peut vous envoyer vers un autre prestataire.
  • Vous avez un budget de 30 000€ et votre prestataire web n’a pas toutes les compétences alors il vous enverra vers un partenaire plus approprié pour répondre à votre demande.

Alors il n’est pas évident de savoir le prix d’un site internet, car cela dépend de plein d’éléments. Au-delà du besoin, cela dépendra du prestataire à qui vous faites appelle. Ils existent différents niveaux de qualité et d’accompagnement. Voici une vidéo qui devrait vous aider à y voir plus clair.

Conclusion

Vous avez tous les éléments en votre possession pour faire votre cahier des charges pour la refonte ou création de votre site internet. Maintenant si vous avez besoin d’être guidé notre agence web peut vous accompagner à formaliser votre besoin. Cela est essentiel d’avoir un cahier des charges bien cadrées, car il permet à votre prestataire de vous fournir un devis précis.